En muchos condominios no llevan contabilidad de acuerdo a NIF´s, ni expiden CFDI´s.

De acuerdo al Art. 29 A y 29 B Código Fiscal de la Federación (CFF) vigente, es obligación de toda Asociación Civil de Condóminos expedir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) por los ingresos o cuotas recibidas. En estricto sentido todos los ingresos que reciba el tesorero de la asociación, que dicho sea de paso, debe estar protocolizada como una A. C. de Condóminos. Esto aplica a toda unidad, conjunto habitacional, clúster, privadas o fraccionamientos de casa habitación y negocios por concepto de cuotas de mantenimiento mensual y cuotas extraordinarias que se lleguen acordar entre los vecinos mediante acta de asamblea. Es importante recomendar a todo vecino que paga cuotas de mantenimiento solicite su CFDI correspondiente.

Si por desgracia aún no cuenta con su Acta Constitutiva de Condóminos como A. C., es importante recordar las conveniencias de protocolizar ante Notario o Corredor Público, así como los convenios viables que actualicen su marco legal por acuerdo de asamblea para revisar, renovar o remplazar integrantes, situación jurídica, normativa, técnica, operativa, administrativa, contable, fiscal, laboral y de consciencia ética financiera sustentable. Esta importancia radica en darle paso a la necesidad de contar con manuales, reglamentos, códigos de conducta y convivencia (preventiva, cultural, deportiva, social, seguridad, higiene, remodelaciones, ecológicas, juegos, tradiciones, costumbres, avisos y auxilios), para salvaguardar la armonía y derechos patrimoniales tanto de su propiedad como el de sus áreas comunes, a fin de lograr una mejor calidad de vida y vecinal para relacionarse en un hogar donde goce su bienestar como si fuera un centro de paz creativa

Para evitar sospechas del mal uso de los recursos, podrán contratar un administrador y un contador independiente que deben ofrecer una garantía adicional del manejo de los recursos financieros, en virtud que las personas morales sin fines de lucro, como las asociaciones civiles en condóminos están obligadas a llevar registros contables mediante un sistema de cómputo especializado, en el cual deberán capturar, depurar y actualizar las cifras históricas de la contabilidad, mediante la investigación, estudio y actualización de conocimientos y habilidades para emitir los nuevos estados financieros que se indican con base a las facultades constitucionales e internacionales del CINIF emitidas por el (CINIF), que es el Comité Mexicano para el Estudio y Desarrollo de las Normas de Información Financiera, integrado por las 13 instituciones más representativas en consciencia ética y responsabilidad profesional financiera sustentable (CNBV, CNSF, SFP, SHCP, ANFECA, IMCP, IMEF, CCE, CMHN, BMV, AMIR, ABM, AMIS en materia de principios contables que sirven de fundamento para la realización de los asientos contables de las operaciones correspondientes a los ingresos y egresos, así como de sus provisiones y fondos correspondientes, inclusive las notas a los estados financieros a que haya lugar.

Para el registro de la contabilidad, es indispensable prever y contar con un equipo de cómputo, Internet, un contador público de preferencia certificado y actualizado que brinde confianza y certeza de poder otorgar un servicio profesional, para preparar la elaboración de los estados financieros, o asumir responsabilidades en la supervisión contable de recabar, emitir y archivo de los CFDI. Su contador debe considerar las nuevas NIF´s (Normas de Información Financiera) y deberá explicarle el detalle, la consistencia de los servicios SUECOS (Seguros, Útiles, Éticos, Concretos, Oportunos y Sustentables) en la emisión de los estados financieros. Llegado el momento, poder enviar mensualmente su contabilidad electrónica al SAT a fin de transparentar la rendición de cuentas tanto a condóminos, deudores, acreditados, proveedores y acreedores, así como a las autoridades hacendarias (SAT, IMSS, INFONAVIT, ST, SS y Municipios).

Afortunadamente existen sistemas que tienen la tarea de facilitar y regular a cumplir con todas tus obligaciones fiscales, como el timbrado de los CFDI por los ingresos recibidos por las cuotas de mantenimiento y los respectivos por el personal contratado que se emiten por la nómina. Se recomienda dar de alta a su personal ante el IMSS por Ley, evitando revisiones, inspecciones o auditorias que a muchos administradores les ha costado el puesto ante los enormes importes que resultan de capitales constitutivos.

Con un buen sistema se puede tener toda la información de una Asociación Civil integrada en un solo lugar, además permitirá controlar compras, inventarios, pagos, facturación, control de donativos, reportes y más necesidades de utilidad administrativas. El CFDI deberá contener los datos fiscales de quien habita la casa o del dueño de la propiedad de acuerdo a su escritura que lo avale, solo en caso de que se trate de un arrendamiento y así quede estipulado en el contrato se podrá hacer a nombre del arrendador. Lo anterior en virtud de que se debe recabar copia de dicho contrato para dejar evidencia y evitar cualquier confusión. Los comprobantes de las viviendas que no tengan datos fiscales se timbrarán con el RFC genérico proporcionado por el SAT (Servicio de Administración Tributaria). Cabe aclarar que por correlación, de igual forma se deberá recabar un CFDI por cada gasto de la A. C., a fin de dar integridad fiscal.

Hoy en día resulta antiético y de escasez profesional seguir la presentación de cuentas de forma que no se llenen los requisitos previstos en la normatividad comentada. Es preciso cumplir con los lineamientos fiscales y las Normas de Información Financiera para capturar las operaciones y poder cumplir con el marco conceptual de los estados financieros que se deben elaborar. Es importante cumplir y evitar posibles sanciones.

Es loable la división de actividades para un mejor servicio de contraprestaciones profesionales, cuando la carga de trabajo es mayor, una persona puede recabar y emitir los CFDI´s para su contabilización de acuerdo a las instrucciones de supervisor contable que cuente con los conocimientos especializados. La contratación se hace con el representante legal de las A. C., con el propósito de cumplir con el código de ética profesional para los contadores que respetan la independencia y diligencia competitiva, además sirven como contrapeso de transparencia y rendición de cuentas.

Colaboración especial del C. P. C. Vicente Robleda Velázquez

Consultor en Consciencia Ética y Responsabilidad Financiera Sustentable